新入社員の時に「知ってればよかったのに!」と今になって思うこと~スキル編~

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前回に引き続いて、僕が「早く知ってればよかった」と思うことを書いていきます。今回はスキル編です。

僕は新入社員のころ、意識の低い人間で「スキルを磨く」なんてことは何も考えてもいませんでした。入社から5年くらいは勉強もせず、ただ何となく仕事をしているだけ。そんな状態でした。

ただ20代も終盤になってくると、大学の同級生や会社をやめた先輩が色々な分野で成果を出し始めているのを見て危機感を覚えました。それからは勉強やスキルアップも意識してきましたが、20代前半の出遅れは簡単には取り戻せません。

僕のようにならないためにも、これから書いていくスキルは入社したらすぐに身につけて欲しいと思います。

早く覚えればよかったと思うスキル

Excelの使い方

エクセル

まずはEXCELのスキルです。事務・営業系の仕事の場合、業務でEXCELを使わない人は少ないのではないでしょうか。各種資料、報告書、データベース作成などEXCELを業務で使用する機会は非常に多いです。

だから、EXCELの作業効率は自分の仕事の作業効率に直結します。EXCELのスキルがあるかないかで生産性が大きく変わってきます。EXCELのスキルが無い人は仕事が遅いと言い切ってしまっても過言ではありません。

具体的に覚えることとしては、まずは「ショートカットキー」でしょう。コピーをする時にマウスでセルを右クリックしてコピーを押し、またマウスで貼り付け先のセルに行って右クリックして貼り付けなんてやってる人はショートカットキーを覚えましょう。

「Ctrl + C」でコピー、「Ctrl + V」で貼り付けできることは、意外と知らない人が多いです。その他にもショートカットキーはたくさんあります。最初はマウスの方が早いんじゃないかと思いますが、慣れるとキーボードだけで作業した方が圧倒的に早くなります。

知らない人は下記のサイトを参考にして試してみて下さい。残業時間が一気に減るかもしれませんよ。
Excel Hack:覚えると便利!124個のExcelショートカットキー一覧表

書籍などでは関数も覚えるべきと書いてあることが多いですが、関数は計量分析や事業シュミレーションなどを主に行う人にとっては重要ですが、それ以外の人は必要になった際に参考書やサイトを見ながら使えば問題ありません。

関数よりも重要なのは作成した資料の「相手にとっての見やすさ」です。
どんなに難しい関数を使って資料を作成しても相手に伝わらなければ意味がありません。ただセルに数値を入れて罫線で囲っただけの資料を作るのはもうやめましょう。

自分がその資料で何を伝えたいか、どうすれば相手に誤解なく伝わるか、どうすれば相手が読みやすい資料になるか、そのようなことをよく考えて資料をデザインしなければいけません。相手に伝わらなければその資料は0点です。誤解を招くようならマイナス点です。いかに相手がわかりやすい資料を作るかを意識しなければいけません。

EXCELについて勉強するのに参考になった本を下に挙げていますので、興味があれば見てみて下さい。

Point
EXCELのスキルを学ぶ(作業効率化と相手に伝わるデザイン)

論理的思考法

logical-thinking

マインド編で「仕事はシンプルに機械的に行うべき」と書きました。それを実行するために必要なのが「論理的思考法」です。

僕が需要予測を誤って欠品させた例を挙げましたが、それは論理的な思考ができていなかったからです。需要予測が誤っていたという状況に対して起こり得る事態を想定して、順序立てて論理的に考えればよかったのです。

論理的に順序立てて考える力がないと、どうしても感情や勘に流されがちになります。また上司への報告や相談、報告書の作成の時にも筋道を立てて考える力がないと「お前は何を言ってるかわからない!」と言われることになります。

フレームワークに当てはめればいい

論理的な考え方にも形式があります。いわゆる「ロジックツリー」や「ピラミッドストラクチャー」と言われるフレームワークです。これらは論理立てて考える際の骨格になるもので、これらの型に情報や状況を当てはめていけば筋道の立った考えを自然に構築することができます。

この能力は鍛えないと身に付きません。仕事をしていたら自然に身に付くと思っていたら大間違いです。管理職になっても身に付いていないと「残念な人」に成り下がってしまいます。

僕の経験から言うとそのような「残念な人」ほど部下を壊します。論理的に考えられないのですぐ感情的になってしまうからです。こういう上司が来てしまうと本当に悲劇です。

ロジック構築についての本はたくさん出てますので、どれでもいいので一冊買って読んでみて、是非実践してみましょう。あなたへの評価が大きく変わるかもしれません。

Point
感情に流されないために論理的な考え方を身につける

財務会計の知識

profit&loss

財務会計の知識も意外と知らない人が多い印象です。「借入金を返済したから利益が減った」と真面目にお客さんに話をしてしまう上司もいました。

自社のB/S、P/Lを見て、最低限の状況を理解できますか?。B/S、P/Lって何って思った人は要注意です。

B/S、P/Lについての説明はここではしませんが、これらの「財務諸表」と言われるものは会社の通信簿でもあります。財務諸表には売上や利益などの定量的な情報だけでなく、その会社が置かれている環境や当期の利益増減の要因などの定性的情報も含まれています。

営業ならば取引先や新規ターゲット先の財務諸表は最低限毎期確認するべきでしょう。取引先やターゲット先がどのような状況なのか、市場環境をどのように捉えているのかが財務諸表を見れば大まかにはわかります。その情報から今後のターゲット先の動向について、仮説を立てて行動することが重要です。

例えば「このターゲット先は、先期この○○セグメントの売上が落ちているから今期は対策を打つんじゃないか。だから○○セグメント(部門)への訪問に注力すれば、効果が高いかもしれない。」といった具合です。このような仮説を持っているかどうかで営業マンの受注確率には大きな差が出てきます。

財務諸表の情報はごまかせない定量的な数字です(昨今の状況だと異論はあるかもしれませんが、、)。これらの数字を知っておくことは重要です。B/S、P/Lが読めない残念な管理職にならないよう是非早めに勉強して下さい。

Point
B/S、P/Lが読めるようになる

語学の勉強

語学の勉強

「これからは外国語が必須!」と言われて久しいですが、実際に真剣に取り組んでいる人が少ないのが語学。今後、日本は人口が減少し需要がシュリンクしていく中で、どの企業も海外売上高を増やすことを重要視しています。

もう日本人だから日本語だけで大丈夫という時代ではありません。来月から急に海外勤務なんてことも、もう普通になってきています。

語学を学ぶ意味は、言葉が理解できコミュニケーションが取れるようになることだけではありません。日本人が持ってしまいがちな、海外に対するコンプレックスや心理的な障壁を薄めてくれる効果があります。

語学は毎日、少しでもいいから他国語に触れる機会を持つようにすれば、自然と上達していくと思います。

世界を相手にビジネスができる。そうなればつまらない会社にしがみつく必要はありません。

Point
語学を学んで海外に対する心理的障壁をなくす

ゴルフ

ゴルフ場

先日安倍首相の訪米時にトランプ大統領とゴルフをしたことが話題になりました。ゴルフは歳を取ってからも楽しめるスポーツなので年齢、人種、性別を問わず交流を深めることができます。

ゴルフ接待に悪いイメージを持つ人も多いのではないでしょうか。高額な賭けをする、取引相手に気を使う、休日が一日潰れる、高額なプレー代など嫌なイメージを持たれがちなのがゴルフです。

しかし、人との交流を深めるのにこれほど良いツールはありません。ゴルフができると年齢の離れた人や高い役職の人とも同じ土台で話をすることができます。ゴルフはその人の性格がよく表れるスポーツなので、相手の性格もよく知ることができます。普段は話してくれないようなことも、気を許してもらえば話してもらえるかもしれません。

ビジネスを成功させるキーは製品やサービスの良し悪しだけではありません。誰でも知っている超有名企業なら勝手に向こうから問い合わせが来るかもしれませんが、無名の中小企業やベンチャーの場合、いくら製品やサービスが良くてもお客さんが勝手にやって来ることはないでしょう。

そのような時にゴルフのような顧客と親密な関係を築けるツールを持っている人は有利です。(もちろんツールはゴルフに限りませんが、ゴルフは老若男女問わずカバー範囲が広いツールです)。

スコアは100程度で回れるようになれば十分です。若いうちに覚えたら普段は話も出来ないような人たちと一緒にラウンドして会話する機会を得られます。そうすれば思わぬビジネスチャンスが転がってくるかもしれません。食わず嫌いにならず練習してみたらどうでしょうか。

Point
ゴルフを100で回れるようになる




まとめ

スキル編についてまとめておきます。

まとめ
  • EXCELのスキルを学ぶ(作業効率化と相手に伝わるデザイン)
  • 感情に流されないために論理的な考え方を身につける
  • B/S、P/Lが読めるようになる
  • 語学を学んで海外に対する心理的障壁をなくす
  • ゴルフを100で回れるようになる

レベルの低い話ですが、僕はこれらすべて入社5年目までまったくできていなかったので、苦労しました。危機感を感じてスクールに通ったり本を読んだりして学んでいきましたが、いまだに十分ではないと感じています。

やはり早い段階でこれらのスキルを身につけた人は大きなアドバンテージを得られます。そしてこれらのスキルを基礎のとして、その上に自分の専門的な能力を築いていかなければなりません。これらはそのための土台なのです。

土台が脆いと上に建物を建てても、すぐにぐらついてしまいます。土台を固めてステップアップしていくためにこれらのスキルは早く身につけなくてはいけません。30過ぎて出来ないともうアウトかもしれません。

そうなってしまうと、会社の言いなりになる人生しかありません。嫌でも会社にしがみ付いて生きるしかありません。

自由な人生の時間を確保したいならばスキルを磨くしかないのです。そのことは忘れないで欲しいです。

【参考】おすすめの書籍

EXCELのスキルアップにはこの2冊がおすすめ

論理的思考力をつけたい人にはこちらがおすすめ

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